Privatlivspolitik for Horbelev Idrætsforening

Senest opdateret: 04.08.2026

___________________________________________________

1. Dataansvarlig

Horbelev Idrætsforening er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Kontakt
Horbelev Idrætsforening
Sportsvej 4 - 4871 Horbelev
CVR 13 81 76 18
Horbelevif@horbelevif.dk

2. Behandling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan vi modtage oplysninger fra andre kilder, såsom:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Vi behandler almindelige personoplysninger såsom:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Fødselsdato
• Indmeldelsesdato

For ledere og trænere kan vi desuden behandle oplysninger om:

• Funktioner og tillidsposter
• Bankoplysninger
• CPR-nummer
• Lovpligtige børneattester

3. Formål med behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Vi behandler personoplysninger for at:

• Administrere medlemskab og kontingent
• Gennemføre idrætsaktiviteter og arrangementer
• Opfylde lovkrav - herunder bl.a. Folkeoplysningsloven
• Administrere ledere, trænere og frivillige
• Udbetale løn, godtgørelser og refusioner
• Kommunikere med medlemmer og pårørende

4. Retsgrundlag

Vi behandler oplysninger på baggrund af:

• Opfyldelse af medlemskab eller aftaler
• Foreningens legitime interesser
• Lovmæssige forpligtelser
• Samtykke hvor dette er nødvendigt

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser. I det omfang, vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser såsom:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister, m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægter m.v.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund herunder DBU, DIF, og DGI i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Videregivelse af oplysninger til idrætsorganisationer om ledere og trænere for modtagelse af relevante informationer samt aktivitets- og kursustilbud
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi også dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene eller anden værge
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

5. Videregivelse af oplysninger

Oplysninger kan videregives til relevante idrætsorganisationer, herunder DIF, DGI, DBU og specialforbund, når det er nødvendigt for medlemskab, aktiviteter eller turneringsdeltagelse. Det kan f.eks. være i forbindelse med turneringsdeltagelse og kampresultater.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til markedsføringsformål uden samtykke.

6. Opbevaring af oplysninger

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til.

• Medlemsoplysninger opbevares normalt i op til 3 år efter udmeldelse.
• Oplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares normalt i op til 3 år efter ophør.
• Løn- og regnskabsoplysninger opbevares i op til 5 år i henhold til gældende lovgivning.

7. Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

8. Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne opfyldes, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved henvendelse via foreningens kontaktoplysninger.

9. Klage

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger til Datatilsynet.

10. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.